In welke branche u ook actief bent, het schrijven van duidelijke werkinstructies is essentieel zodat uw collega’s zelfstandig en op een veilige manier het werk kunnen uitvoeren. Hiernaast kunnen werkinstructies u helpen om de processen binnen uw organisatie te verbeteren en optimaliseren. Daarom is het van groot belang dat uw collega’s de gemaakte werkinstructies begrijpen en daadwerkelijk gebruiken.
In dit artikel geven we u zes praktische tips die u kunt gebruiken bij het maken van een aansprekende werkinstructie die door uw collega’s goed wordt begrepen en op de juiste manier gebruikt wordt.
Let op het taalniveau dat wordt gebruikt
Is voor alle collega’s duidelijk wat er staat? Begrijpt iedereen wat er wordt bedoeld? Beheersen al uw medewerkers de Nederlandse taal? Om op basis van de werkinstructie veilig te kunnen werken is het natuurlijk noodzakelijk dat uw collega’s goed kunnen lezen en begrijpen wat er staat. Daarom zal de tekst goed aan moeten aansluiten op hun taalniveau.
Zorg voor eenduidigheid
Let bij het maken van verschillende werkinstructies op eenduidigheid. Wanneer u uw werkinstructies steeds op dezelfde manier opbouwt zorgt dit voor duidelijkheid. Men hoeft dan niet bij iedere werkinstructie opnieuw te kijken hoe deze is opgebouwd en kan er direct mee aan de slag. Het zal er voor zorgen dat collega’s het makkelijker en sneller begrijpen. Wat er tevens voor zorgt dat uw medewerkers de instructies ook daadwerkelijk gebruiken.
Geef de werkinstructie een duidelijke titel.
In de titel moet direct duidelijk zijn waar de werkinstructie over gaat en wat de belangrijkste boodschap is. Dit vergroot bij uw collega’s de noodzaak om verder te lezen. Men ziet in een oogopslag wat het belang is van goed gebruik van de werkinstructie.
Schrijf een aansprekende tekst en gebruik geen lange zinnen
Zet het doel aan het begin van de instructie. Doe dat per onderdeel van de werkinstructie. Gebruik voor de verschillende onderdelen of stappen in de werkinstructie tussenkopjes. Hierdoor zorg je ervoor dat de werkinstructie overzichtelijk blijft, wordt de werkinstructie laagdrempeliger en makkelijker in gebruik.
Zorg dat werkinstructies eenvoudig te vinden zijn
Ook wanneer deze bijvoorbeeld verdeeld zijn over meerdere bestanden op de computer of documenten. Een eenduidige zoekstructuur is dan noodzakelijk. Voorkom dat medewerkers lang moet zoeken naar de juiste werkinstructie en wellicht besluiten zonder de juiste of met een verouderde werkinstructie aan de slag te gaan. Sla de meest recente versie op een intranet en zorg dat deze altijd goed vindbaar zijn. Vervang direct de fysieke werkinstructies als ze zijn aangepast.
Zorg voor gepaste afbeeldingen ter ondersteuning
Door het visueel te maken met afbeeldingen is het voor werknemers die niet de instructies willen of kunnen lezen, mogelijk om met een simpele afbeelding de instructie uit te leggen. Hierdoor is eenvoudig om te begrijpen wat er moet gebeuren, afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van de werkzaamheden. Iconen kunnen ook helpen ter ondersteuning.
Werknemers moeten veilig en gezond kunnen werken. Hiervoor is er o.a. de Arbowet. Hierin staat de basis voor de Arbowetgeving. In het Arbobesluit staan concrete regels waar zowel werkgever als werknemer zich aan moeten houden om risico’s te voorkomen. In de Arboregeling staan concrete voorschriften.
Wilt u meer informatie en praktische handvatten om goede werkinstructies te kunnen schrijven? Op het online platform Sdu HSE vindt u uitgebreide informatie over werkinstructies met aanvullende informatie over wet- en regelgeving. Hierdoor weet u precies waar u aan dient te voldoen om een veilige werkomgeving te realiseren voor u en uw collega’s.
Geef een antwoord
Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.