Opinie Veiligheidscultuur en contractor safety

0

Contractors hebben een belangrijke rol bij het in stand houden van machines, fabrieken en installaties. Een contractor kan zijn een extern bedrijf die een klus op jouw bedrijf uitvoert, maar kan ook een leverancier van een machine zijn. Contractors hebben dus invloed op het veiligheidsniveau van de organisatie. Het aantal ongevallen dat contractors treft is relatief hoog. Dat is ook niet zo gek als je de omstandigheden in rekening brengt waaronder contractors vaak werken. Een opdracht staat vaak onder tijds- en budgetdruk, wat de veiligheid meestal niet ten goede komt. Deze druk ontstaat vaak al in het inkoop- of tendertraject waarin de contractor onder druk wordt gezet om het werk voor een zo laag mogelijk budget uit te voeren. Het kan niet anders of dat heeft negatieve effecten op het veiligheidsgedrag. In deze column bekijken we of we dit kunnen veranderen en zo ja, hoe dan?

Selectie van de contractor

Traditioneel is de VCA-norm het belangrijkste selectiecriterium voor een contractor. De VCA (veiligheid, gezondheid en milieu checklist aannemers) beschrijft de basisvereisten op het gebied van veiligheidsorganisatie en -opleiding. Daarnaast zien we de laatste jaren een toenemend gebruik van de NEN Veiligheidsladder. Sinds vorig jaar is de Veiligheidsladder onder beheer gekomen van het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). Bedrijven als ProRail en TenneT passen de Veiligheidsladder toe als inkoopinstrument voor diensten van contractors. Een contractor wordt gecertificeerd op één van de vijf treden van de Veiligheidsladder. De bereikte trede bepaalt het financiële voordeel dat de contractor in een gunningstraject kan behalen. Dit voordeel kan oplopen tot tien procent van de projectsom. Over deze prikkel kunnen we discussiëren maar feit is wel dat de Veiligheidsladder de aandacht voor het onderwerp veiligheid heeft versterkt.

De Veiligheidsladder wordt steeds vaker toegepast in Internationaal verband, hoewel het instrument nog in ontwikkeling is. De Veiligheidsladder meet vooral de volwassenheid van het veiligheidsmanagementsysteem. Gedragsaspecten komen aan de orde (vooral op trede 4 en 5) maar de insteek is nog te veel top-down en directief. NEN werkt aan een vernieuwde versie van de Veiligheidsladder waarin ook “zachte” cultuuraspecten naar voren komen zoals een lerende mindset, het stimuleren van initiatieven van de werkvloer, een intrinsieke motivatie als het gaat om veiligheid en een sociale omgeving waarin het “veilig” voelt om veiligheid bespreekbaar te maken.

Trede 5 is het ultieme doel, een generatieve veiligheidscultuur waarin iedereen oprecht bezorgd is voor het welzijn van de ander. De ander is daarbij niet alleen de collega maar ook de externe medewerker (contractor). Contractors die geregeld voor jouw organisatie werken zouden dus actief betrokken moeten worden in jouw veiligheidsprogramma.

Een tekortkoming in de Veiligheidsladder ligt op het gebied van de voorbereiding en uitvoering van een specifiek project. Met andere woorden daar waar de veiligheidsorganisatie en -cultuur van opdrachtgever en contractor bij elkaar komen, in de interactie tussen opdrachtgever en contractor. In dit artikel bekijken we daarom juist deze interactie. De taken en verantwoordelijkheden in de interactie kunnen bij de opdrachtgever worden ingericht via de veiligheidsdriehoek, een nieuw concept waarbij veiligheidstaken in de lijn worden neergelegd (zie de column in Safety nr 2 2109). De contacten tussen opdrachtgever en contractor verlopen zowel op uitvoerend niveau (het Hoe en het Wat) als ook op directie niveau (het Waarom).

Een contractor wordt gecertificeerd op één van de vijf treden van de Veiligheidsladder.

Voorbereiding van de klus

Vooraf dient met de contractor te worden afgesproken welke veiligheidseisen van toepassing zijn en op welke wijze de contractor hieraan denkt te gaan voldoen. Dit geldt zowel voor het object (machine, installatie, gebouw) als voor de werkzaamheden zelf. Een praktische oplossing hiervoor is het maken van een beknopt boekje, waarin alle relevante zaken uit uw veiligheidsmanagementsysteem voor de contractor op maat zijn gesneden.

In deze column laten we de veiligheidsaspecten van het object, zoals CE-markering, buiten beschouwing. Cruciaal is het vooraf maken van een taak- risicoanalyse (TRA) van de klus door een team van opdrachtgever en contractor. Een TRA geeft inzicht in de risico’s tijdens de uitvoering en maakt inzichtelijk voor welke werkzaamheden een werkvergunning nodig is. Onderdeel van een TRA is een observatie van de werkplek zodat bereikbaarheid, aan- afvoerroutes en omgevingsrisico’s goed kunnen worden beoordeeld. Voor grotere projecten, waar meerdere contractors aan het werk zijn, is een veiligheids- en gezondheidsplan (V&G) noodzakelijk. Een TRA is hier altijd onderdeel van.

Een extra interventie in dit stadium is het vooraf beoordelen van de veiligheidshouding van de contractor medewerker die op uw locatie zal verschijnen. Er zijn mogelijkheden om een individuele safety assessment uit te voeren, bijvoorbeeld met hulp van een persoonlijkheidstest die is afgestemd op compliance gedrag (voldoen aan regels) en participatiegedrag (initiatief nemen). Onderdeel van deze assessment kan zijn: het toetsen van kennis van veilig gedrag specifiek op de risico’s van de opdrachtgever.

Ontvangst van de contractor

De medewerkers van de contractor komen aan op de locatie. Niet noodzakelijkerwijs zijn dit dezelfde mensen die aan de TRA hebben meegewerkt. Dit is het moment om de contractors onder te dompelen in jouw veiligheidscultuur. Hierbij past een receptiemedewerker die het belang van veiligheid benadrukt en een veiligheidsbrochure met de bezoeker doorloopt. Voor een contractor die voor het eerst op de locatie komt is een veiligheidsfilm of een e-learning module aan te bevelen, gevolgd door een kort examen om te zien of de contractor alles begrepen heeft. De veiligheidsfilm behandelt niet alleen methoden om veilig te werken (hardskills) maar ook de verwachtingen rondom veiligheidshouding (softskills).

De contractor wordt persoonlijk begeleid naar de locatie van het werk, waar gezamenlijk een werkvergunning wordt ingevuld en ondertekend. Hierbij is steeds sprake van interactie tussen uitgever van de werkvergunning en contractor. Beide personen controleren of alle relevante zaken uit de TRA in de werkvergunning verwerkt zijn. Hierna vindt de safety briefing plaats (minimaal tien minuten) waarin de belangrijkste risico’s, veiligheidsmaatregelen en noodzakelijke rustmomenten in het bijzijn van alle contractors wordt doorlopen.

Helemaal mooi is een korte oefening mindfulness aan het eind van de safety briefing. Uit onderzoek blijkt namelijk dat we via een dergelijke oefening bewuster worden van onze veiligheidstaak, bewuster van ons eigen gedrag en bewuster van de fysieke en sociale omgeving. Daarnaast worden we rustiger en minder impulsief. Daarna gaat de contractor, begeleid door een medewerker die de locatie goed kent, naar de werkplek.

Voordat aan het werk wordt begonnen bespreken deze medewerker en contractor samen een laatste minuut risicoanalyse (LMRA). Administratieve vastlegging hiervan is niet nodig, wel nodig is een controle of alle punten uit de werkvergunning helder zijn. De medewerker die de locatie goed kent, loopt met de contractor langs hoog risicopunten in de omgeving van het werk. Als de medewerker twijfelt over de veiligheidshouding, fysieke of mentale gezondheid van de contractor, wordt niet met het werk begonnen. Hoewel de tijd hiervoor vaak ontbreekt, zouden hoog risico handelingen droog geoefend of gevisualiseerd moeten worden.

De uitvoering van het werk

Nu is de contractor optimaal voorbereid (geconditioneerd) en kan het werk aanvangen. Bij voorkeur houdt de medewerker die de locatie goed kent, continu toezicht. Gedurende het werk worden veiligheidsobservaties uitgevoerd, bijvoorbeeld tweemaal per dag. Gedurende toezicht en observaties worden veilige handelingen opgemerkt en hiervoor worden complimenten gegeven. Onveilige handelingen worden uiteraard gecorrigeerd op positieve wijze. Optimale verhouding tussen complimenten en correcties is 3 : 1. Mocht een contractor meermaals aanwijzingen niet opvolgen, dan treedt het sanctiebeleid in werking (eerst gesprek met leidinggevende en dan formele waarschuwing).

Veiligheidsinformatie wordt zoveel mogelijk visueel op de werkplek weergegeven, bijvoorbeeld TAG’s om LOTOTO (lock out, tag out en try out) situaties aan te geven of gemelde situaties op de werkplek te markeren, een hekwerk of lint om een gevaarlijke situatie te markeren, een whiteboard om dagelijks overleg en acties bij te houden en visuele veiligheidsinstructies voor risicovolle taken. Aan het eind van de werkdag komen alle contractors bijeen voor een safety debriefing (tien minuten). Hierin wordt het verloop van de dag doorgenomen en afspraken voor verbetering gemaakt en opgeschreven op het whiteboard. Uiteraard worden door contractors gemelde verbetervoorstellen en (bijna)incidenten gestimuleerd en centraal geregistreerd. Indien relevant, worden incidentanalyses uitgevoerd, eenpuntslessen gemaakt en in de gehele organisatie, ook die van de contractors, verspreid om van te leren.

Evaluatie na het werk

Door opdrachtgever en contractor wordt een klus geëvalueerd. Vooral van belang hierbij is het doornemen van de TRA. Was deze vooraf volledig en wat kunnen we leren voor een volgende opdracht? Goede prestaties als het gaat om veiligheidsgedrag verdienen een beloning. De opdrachtgever kan de medewerkers van de contractor bijvoorbeeld een klein cadeautje overhandigen. De directie is op de hoogte van inhoudelijke aspecten van deze evaluatie en bespreekt deze op directieniveau met de contractor. Ook op dat niveau worden complimenten en verbeterpunten gedeeld in de verhouding 3 : 1.

Contractor audit

Eens per jaar of twee jaar voeren we een audit uit voor iedere contractor. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de Veiligheidsladder. Voordeel hiervan is dat veiligheidsprestaties van contractors met elkaar vergeleken kunnen worden. Goede veiligheidsprestaties van een contractor worden beloond, bijvoorbeeld door de contractor te promoveren naar preferred supplier. Het versterken van jouw veiligheidscultuur verloopt aantoonbaar succesvoller als je dit gezamenlijk met de contractors doet.

Over de auteur:

Gerd-Jan Frijters is eigenaar en oprichter van D&F. Gerd-Jan houdt zich bezig met het vakgebied veiligheidscultuur- en gedrag. Dit onderwerp inspireert hem buitengewoon, omdat het over menselijk gedrag gaat: ‘Er is nog zoveel te verbeteren’.

Reageer