Opinie Gedrag wint van proces

Niet het proces, maar het gedrag op de werkvloer bepaalt of veiligheid écht landt. Wie echt verschil wil maken, kijkt verder dan regels – en kiest voor verantwoordelijkheid en prioriteit, stelt Peter Booster. Lees in zijn nieuwe blog hoe échte veiligheid begint bij keuze en actie, niet bij papier alleen.

Organisaties spreken vaak over ‘versnipperde kennis’. Alsof dát de verklaring is voor een gemist signaal, een gemiste maatregel en een onhandige beslissing. Maar wie lang genoeg door de praktijk loopt, ziet dat dit een halve waarheid is. Natuurlijk is kennis verspreid. Natuurlijk weet de ene afdeling iets wat de andere niet weet. Natuurlijk sluipen er hiaten in uitleg, protocollen en processen. Maar dat verklaart zelden waarom maatregelen niet worden opgepakt of waarom bekende risico’s blijven liggen.

Het werkelijke probleem zit elders. In prioriteit. In gedrag. In het vermogen om door te pakken wanneer je wéét dat iets nodig is. Versnipperde kennis is vervelend, maar geen showstopper. Gedrag dat afwacht, minimaliseert of uitwijkt? Dat is de échte rem. De echte basisrisicofactor. Waarom vinden we dit niet terug in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)? Ik zou het standaard opnemen en het meenemen in elke actielijst.

Ik zie dat vaak in organisaties die met veel overtuiging zeggen dat ze ‘het proces op orde’ hebben. Ze laten organogrammen zien, stroomschema’s, dashboards, matrices, kpi-sets en digitale checklists. Je krijgt een rondleiding door een keurige papierwereld waarin elk risico netjes een hokje heeft. Maar die papierwereld heeft geen handen en voeten. Maar is daarmee ook de basis op orde? De echte wereld vraagt erom verantwoordelijkheid nemen op het moment dat het ertoe doet. En dat is echt iets heel anders.

Opvallend genoeg ontstaat hier vaak een klassiek fenomeen van oude wijn in nieuwe zakken. Steeds nieuwe processen, nieuwe formats, nieuwe tools terwijl de onderliggende gedragsproblemen onaangeroerd blijven. De verpakking verandert, de inhoud niet. En juist dat verhult dat het echte werk pas begint waar gedrag begint.

Het verwarrende is dat processen en systemen soms het tegenovergestelde effect hebben van wat ze beloven. Ze suggereren controle en rust. Ze creëren een beeld van beheersing. Wat dat betreft is het net de politiek. Iedereen denkt dat het geregeld is, terwijl de uitvoering achterblijft. Processen worden een veilige deken waaronder urgentie verdwijnt.

Ik zal twee praktijkvoorbeelden benoemen. Neem het eerste praktijkvoorbeeld. Een grote werkplaats waar men trots is op het digitale meldsysteem. Elke melding krijgt automatisch een kleur, een nummer, een verantwoordelijke, een doorlooptijd en een status. Het systeem is snel, overzichtelijk en technisch gezien prima.

Maar wanneer je de mensen opzoekt en de werkvloer opgaat, merk je dat monteurs er nauwelijks vertrouwen in hebben dat de meldingen leiden tot verbeteringen. Niet omdat het systeem faalt, maar omdat opvolging stokt. De leidinggevende leest de meldingen wel, knikt bij de risico’s, maar durft niet te kiezen.

Voor elke maatregel is geld nodig, tijd nodig, instemming nodig, overleg nodig. Dus blijft het hangen. En meldingen nemen af. Een negatieve verbeterspiraal en een inefficiënte investering daar waar het geld maar een keer uitgegeven kan worden.

Het bizarre is dat iedereen ziet dat het gevaar reëel is. Het is geen kwestie van ontbrekende kennis of van enige onduidelijkheid. Het is een kwestie van prioriteit. De monteurs weten precies waar het knelpunt zit. De teamchef weet het. De arbocoördinator, de preventiemedewerker weet het. Maar het blijft bij weten. Het verschil tussen weten en handelen is de ruimte waar ongevallen ontstaan.

Tweede voorbeeld. Een vervoersbedrijf met een uitstekend beschreven procedure voor het lossen van de lading. Want de veiligheid staat voorop. Trainingen, instructies, werkinstructies, toolboxen, het zit allemaal goed in elkaar. Totdat in de praktijk blijkt dat teams onder tijdsdruk structureel stappen overslaan. Niet omdat ze de procedure niet kennen, maar omdat de norm vervaagt en ander gedrag gaat domineren: ‘We doen dit al jaren’, ‘Nog nooit misgegaan’, ‘We moeten door, de klanten wachten’.

Wanneer een veiligheidsteam vervolgens in gesprek gaat, blijkt dat iedereen exact begrijpt waar de echte risico’s zitten. De kennis is er. Het inzicht is er. Maar de keuzemomenten worden anders ingevuld op het moment dat het spannend wordt.

Prioriteit wint van papier. Gedrag wint van proces. De procedure functioneert alleen zolang het niet knelt, maar zodra de druk oploopt, valt de schijncontrole door de mand. Organisaties overschatten wat processen kunnen, en onderschatten wat gedrag doet. Ze bouwen structuren, maar vergeten dat gedrag bepaalt of die structuren actief worden gebruikt. De illusie dat een proces naleving automatisch afdwingt, is taai. Het lijkt rationeel, maar is vooral optimistisch.

Een ander punt is dat versnipperde kennis vaak wordt gebruikt als argument om het gesprek te vermijden. ‘We weten het niet precies’, ‘Het staat ergens’, ‘Dat hoort bij een andere afdeling’. Daarmee verschuift aandacht van het echte gesprek, namelijk waarom pakken we niet aan wat we allang wéten? Waarom blijft dat wat duidelijk is toch liggen?

Wanneer je het eerlijk bekijkt, weten organisaties vaak pijnlijk goed waar hun echte pijn zit. Ze weten welke risico’s terugkeren, welke werksituaties kwetsbaar zijn, welke groepen aandacht nodig hebben. Het vraagt om dialoog, aanspreken, prioriteren, soms nee zeggen tegen productie, soms extra inzet vragen van leidinggevenden. Daar zit de frictie.

Daarom is het belangrijk om scherp te blijven op volgorde. Eerst gedrag, dan structuur. Eerst prioriteit, dan proces. Eerst doorpakken, dan borgen. Anders loop je achter je eigen systemen aan zonder dat de praktijk verandert.

Wie veel organisaties van binnen ziet, weet dat naleving vooral voortkomt uit de volgende kritische elementen.

• Dialoog tussen management en uitvoerenden.
• Participatie van medewerkers bij veiligheidsverbeteringen; Medewerkers die voelen dat melden zin heeft.
• Leidinggevenden die daadwerkelijk beslissen wanneer het ertoe doet.
• Teams die weten dat afspraken niet vrijblijvend zijn.

Wanneer een organisatie volwassenheid in arbeidsveiligheid nastreeft, is het een must zich af te vragen waar kiezen we wanneer het wringt wanneer het op gedrag aankomt voordat nagedacht wordt over de procedure. Het echte veiligheidsvolwassenheidsniveau blijkt pas op het moment dat snelheid botst met zorgvuldigheid, kosten met veiligheid, urgente taken met discipline.

Het zijn te allen tijde de medewerkers die haarfijn aanvoelen hoe hun organisatie echt werkt, wat er bijvoorbeeld gebeurt na een melding. Vergelijk het met het vervangen van een technisch verouderd apparaat bij de buren. Dat valt minder snel op dan wanneer de eigen tv wordt vervangen. Het is hún habitat. Medewerkers zien of een maatregel alleen wenselijk is of ook wordt uitgevoerd. Ze horen hoe leidinggevenden praten wanneer niemand van de top aanwezig is. Die signalen zeggen meer over veiligheidsvolwassenheid dan elk procesdocument.

Een organisatie die blijft geloven dat meer structuur de oplossing is, raakt verstrikt in schijncontrole. Een organisatie die gedrag centraal durft te zetten, krijgt een ander soort gesprek. Een gesprek over keuzes, houding, opvolging en consequent handelen. Dat raakt aan vertrouwen en geloofwaardigheid.

Daarmee komen we terug bij het begin. Versnipperde kennis is zelden het probleem. Het is de zichtbare schil van iets meer fundamenteels. Prioriteit, gedrag en de bereidheid om echt door te pakken. Een strak proces kan helpen, maar nooit volledig dragen.

Arbeidsveiligheid draait om de manier waarop mensen handelen op het moment dat het er echt toe doet. Wie dat verschil inzichtelijk maakt, gaat anders kijken naar arbeidsveiligheid. Minder oppervlakkige oplossingen, meer dialoog.

Geen oude wijn in nieuwe zakken, maar echte verantwoordelijkheid. Daar zit de kern van de veiligheidsvolwassenheid waar zoveel organisaties naar zoeken.

Peter Booster BA MA CERT is senior adviseur Arbeidsveiligheid en Preventiemedewerker NS Groep, bestuurslid ledenraad NVVK, arbodeskundige (BA), veiligheidskundige (MoSHE), arbeid & organisatie deskundige, docent en examinator HVK.

Filed Under: Arbeidsveiligheid, Blog, Gedrag en cultuur, HSE, Nieuws, Risico-inventarisatie en -evaluatie, Veiligheidsbeleid Tagged With: HSE, kennis, prioriteit, proces, RIE, veilig werken