Dit is een blog voor managers en leidinggevenden. In de praktijk merken we dat veel organisaties en dus ook leidinggevenden tegen een muur van complexiteit aanlopen. Eén van de oorzaken van deze complexiteit is dat een samenhang in thema’s als veiligheid, welzijn, milieu, duurzaamheid, productie-efficiëntie en kwaliteit ontbreekt. Al deze thema’s leiden in de praktijk vaak tot een overdaad aan bureaucratie en een ‘systeemwereld’ in de vorm van checklijsten, beleidsnota’s, handboeken, formulieren, certificaten, procedures, opleidingsprogramma’s, PI’s (prestatie-indicatoren), geplande cultuuromslagen, projecten, stuurteams en werkgroepen. Ieder project of initiatief is op zichzelf waardevol, maar als het teveel wordt dan raken mensen het overzicht kwijt. Dit leidt ertoe dat leidinggevenden te veel tijd besteden aan ad-hoc zaken en brandjes blussen (reactief gedrag) om alle bordjes in de lucht te houden.
Bordjes
In de praktijk komen taken en verantwoordelijkheden uit de ‘systeemwereld’ op het bordje van jouw als manager of leidinggevende terecht. Echter een belangrijke taak voor een leidinggevende is het terugdringen van complexiteit en stress en het vergroten van zingeving, veiligheid en duurzaamheid. Doordat al deze taken op je bordje terecht komen heb je steeds minder tijd voor proactieve activiteiten en structurele verbeteringen. Als het je lukt om (opnieuw) overzicht te krijgen, dan krijg je controle over de werkelijkheid en ren je niet continu achter je eigen staart aan. Wat je hiervoor nodig hebt zijn hardskills en softskills. Hardskills zijn technieken om te organiseren en zijn gericht op de taak, softskills zijn technieken om gedrag te beïnvloeden en zijn gericht op de mens.
Planning
De eerste stap is het krijgen van overzicht over de thema’s en processen in jouw organisatie en jouw taken en verantwoordelijkheden daarin. Vervolgens maak je een jaarplanning voor jezelf en op basis daarvan maak je iedere week een weekplanning. Een hulpmiddel hiervoor is een Spiegelmatrix. Deze geeft een handig overzicht over alle beleidsthema’s en processen. In een spiegelmatrix zijn de beleidsthema’s als veiligheid, kwaliteit of duurzaamheid (horizontaal) afgezet tegen de processen (verticaal). In de matrix die ontstaat kun je eenvoudig per blokje invullen wat jouw taken en verantwoordelijkheden zijn.
Combineer jouw jaarplanning met die van je collega leidinggevenden en maak een gecombineerd jaarplan als kapstok voor de hele organisatie. Koppel het jaarplan aan een drie tot vijf jaren programma. Dit overkoepelende programma laat de samenhang zien tussen alle onderliggende processen, programma’s, plannen en projecten met onderliggende doelstellingen. De samenhang is als volgt:
1. Drie tot vijf jarenplan (strategisch)
2. Jaarplan (tactisch)
3. Programma’s en – projecten (operationeel)
Richt centraal in jouw bedrijf een Obeya ruimte in (of war room). Een Obeya ruimte is de cockpit van jouw organisatie, een ruimte waar de complete jaarplanning (Hoshin Kanri) zichtbaar is, voorzien van dashboards met status van activiteiten en projecten. De Obeya ruimte geeft overzicht over de processen van de hele organisatie. Houd de Obeya ruimte simpel.
Vereenvoudigen
Vervolgens ga je aan de slag om de ‘systeemwereld’ te vereenvoudigen. De oplossing is een integraal managementsysteem. Dit geeft structuur en voorkomt wildgroei in beleidsthema’s en vakgebieden. Een belangrijk onderdeel hiervan is het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen. In plaats van honderden (soms zelfs duizenden) documenten pleiten we voor:
- Personeelshandboek met regels en gedragsafspraken
- Lean HSEQ-handboek, inclusief alle procedures, standaarden en een poster van de taakmatrix (visuele RACI)
- Logboek voor planning en registratie van activiteiten en projecten, inclusief jaarplan (Hoshin Kanri). Voor dit doel kan ook een ICT- of ERP tool worden ingezet
- Dashboard met stuurinformatie waarin proactieve en reactieve KPI’s in balans zijn (een KPI is ook een lean tool)
Voeg stafafdelingen samen en wijs taken toe aan uitvoerende medewerkers. Hierdoor benut je de capaciteit van de werkvloer en tegelijkertijd is dit voor deze groep zeer motiverend. En niet onbelangrijk, het verlicht jouw takenpakket. Een taakmatrix is een handig hulpmiddel hiervoor. In een taakmatrix wijs je alle taken en verantwoordelijkheden per proces toe aan functies of personen.
Gedragsprincipes
Om je Lean HSEQ-handboek praktisch te maken maak je een lijstje met gedragsprincipes. Je kunt een lijstje met algemene gedragsprincipes maken (zie voorbeeld hieronder). Maak ook een lijstje per thema bijvoorbeeld voor veiligheid, gezondheid, welzijn, duurzaamheid of kwaliteit.
- Ik ken mijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Ik respecteer de belangen van alle belanghebbenden (stakeholders)
- Ik denk bewust na voordat ik ergens aan begin
- Ik meld afwijkingen, fouten, incidenten en ongewenste situaties
- Ik houd mij aan afspraken en regels
- Ik geef regelmatig feedback en spreek eenieder aan op ongewenst gedrag
- Ik complimenteer regelmatig gewenst gedrag
- Ik geef het goede voorbeeld voor anderen
- Ik neem actief deel aan werkoverleg en opleidingen
- Ik werk actief mee aan verbeteringen
Operationaliseren
De basis om bovenstaand jaarplan en integraal managementsysteem te operationaliseren is het ochtendoverleg per team. Neem de kernwaarden als agendapunten (veiligheid, gezondheid, welzijn, milieu, duurzaamheid, kwaliteit, efficiëntie, klant). Bespreek in het ochtendoverleg acties en opvolging daarvan. Richt een projectteam, een SGA of verbeterteam in voor opvolging van grotere acties. Richt een eenvoudig (lees: gebruiksvriendelijk) ICT-systeem in of maak een logboek aan voor het bijhouden van alle acties in jouw organisatie. Beter nog, gebruik een ICT-systeem dat al aanwezig is.
In de artikelenreeks van het komende jaar help ik je om hardskills en softskills verder te ontwikkelen.
Gerd-Jan Frijters, oprichter van D&F Group b.v.
Lees hier meer blogs van Gerd-Jan Frijters
Opinie Duurzaamheidscultuur, wat is jouw eigen impact op natuur en klimaat?
Opinie Hoe kun je medewerkers bewust maken van veilig EN duurzaam werken?
Geef een reactie
Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.