Opinie Veiligheidscultuur en de nieuwe norm ISO 45001

0

OHSAS 18001 is uit. ISO 45001 is in. Dit is de nieuwe norm voor het bouwen en certificeren van een veiligheidsmanagementsysteem (in de Nederlandse vertaling ‘managementsysteem voor gezond en veilig werken’). De High Level Structure (ISO-HLS) is het toverwoord in de nieuwe norm. HLS is de nieuwe gemeenschappelijke basis van onder andere de normen ISO 9001, ISO 14001 en nu ook van ISO 45001, de opvolger van OHSAS 18001. HLS beschrijft een aantal hoofdelementen in een vastgestelde volgorde en samenhang. Hierdoor kun je makkelijker managementsystemen integreren. Dus één systeem voor veiligheids-, kwaliteits (ISO 9001)- en milieumanagement (ISO 14001) maar ook voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) (ISO 26000), compliance- en risicomanagement (ISO 31000). Ook kun je een veiligheidscultuurprogramma integreren, bijvoorbeeld op basis van de Veiligheidsladder.

Wat is nieuw?

Nieuw in de norm is het voeren van risicomanagement op twee niveaus, namelijk enerzijds een strategische analyse en anderzijds het operationele risicomanagement. Een strategische analyse kan in de vorm van een SWOT-analyse worden aangevlogen (strenghts, weaknesses, opportunities, threats) waarbij een stakeholderanalyse als basis wordt genomen.

Het veiligheidsbeleid moet aansluiten bij de strategie van de organisatie. Ook nieuw is dat er in de nieuwe norm kansen (opportunities) worden genoemd naast de risico’s. We kijken dus voortaan naar risico’s en naar kansen. Belangrijk hierin is de context van de organisatie waarbij de grenzen van de organisatie worden aangegeven (wat wordt uitbesteed, wat zijn de juridische grenzen en wat is de locatie?). In de stakeholderanalyse worden ook de verwachtingen van medewerkers meegenomen. Dit is tegelijkertijd de basis voor een sterke veiligheidscultuur.

Naast de strategische analyse is er het operationele risicomanagement zoals: de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E),  taakrisicoanalyses (TRA), laatste minuut risico analyse (LMRA),  management of change (MoC), meldingen en audits. Nieuw in dit onderdeel is de afstemming met andere organisaties die op eenzelfde werkplek werkzaamheden verrichten. Ook nieuw is de eis om een totaal overzicht te hebben over alle compliance aspecten in de organisatie. Verder is nieuw dat ook de ontwikkeling van de cultuur onderdeel is van continu verbetering.

Het veiligheidsbeleid moet aansluiten bij de strategie van de organisatie.

Vereenvoudigen

De HLS geeft ons de mogelijkheid om nagenoeg alle secundaire processen in een organisatie in een integraal managementsysteem samen te voegen. Onderdeel hiervan is het vereenvoudigen van procedures, instructies en systemen. Ik kom bedrijven tegen met meer dan tweehonderd procedures, instructies en formulieren, vol met onderlinge verwijzingen. In een integraal managementsysteem zijn al deze documenten bij voorkeur geïntegreerd tot één handboek in plaats van een wirwar van losse documenten. Gelukkig worden in de nieuwe norm geen procedures meer vereist maar gedocumenteerde informatie dus kunnen we een praktische oplossing bedenken waarin we het wie, waar, hoe en wanneer van ieder proces vastleggen. Een eenvoudig, logisch en praktisch systeem zorgt in de praktijk voor meer begrip en draagvlak van de werkvloer en dat is het fundament onder onze veiligheidscultuur. Een aantal voorbeelden waar integratie mogelijk is:

  • Integreer alle competenties en opleidingen in een opleidingsmatrix.
  • Integreer alle overlegmomenten in een overlegmatrix.
  • Integreer alle inkoopeisen.
  • Integreer alle interne en externe communicatie.
  • Integreer alle inspecties en keuringen in een inspectiematrix.
  • Integreer alle audits in een auditmatrix.
  • Integreer alle actielijstjes.
  • Integreer alle KPI’s in een integraal dashboard.Integreer alle formulieren en registraties in een logboek.

In het laatste punt wordt een logboek genoemd. Hierin houdt het bedrijf alle uitvoerende activiteiten. In plaats van een logboek kan natuurlijk ook een ict-systeem of een online platform gemaakt worden of nog beter: een bestaand ict-systeem worden gebruikt.

De directie moet zorgen voor een klimaat waarin medewerkers ‘ongestraft’ kunnen melden.

Directie

De nieuwe norm beschrijft de rol van de directie beter. Voorheen kon een directie nog eens volstaan met het ondertekenen van een beleidsverklaring. De directie moet nu echter aantoonbaar de verantwoordelijkheid nemen voor de preventie van ongevallen maar ook de voorwaarden scheppen om medewerkers te betrekken. Daarnaast moet een directie aantoonbaar actief betrokken zijn bij uitvoering van veiligheidsactiviteiten. Daarnaast moet de directie zorgen voor een klimaat waarin medewerkers ‘ongestraft’ kunnen melden. Directies: maak je borst maar nat.

Veiligheidscultuur

De veiligheidscultuur wordt expliciet benoemd als een belangrijk borgingsinstrument als verantwoordelijkheid van de (voltallige) directie. Wellicht moeten we de organisatiecultuur rondom het integrale managementsysteem geen veiligheidscultuur maar een waardencultuur noemen. Een waardencultuur is dan een cultuur, waarin alle stakeholders een diepgeworteld waardenbewustzijn zoals: veilig, gezond, kwaliteitsbewust, milieuvriendelijk en maatschappij betrokken hebben ontwikkeld dat in elke handeling, uitspraak en beslissing voelbaar is. En waarin alle stakeholders ervan zijn doordrongen en overtuigd dat commerciële en financiële doelstellingen alleen waarde hebben als de organisatie van binnenuit duurzaam is. De nieuwe norm is veel strenger als het gaat om het betrekken van medewerkers. Betrekken betekent advies vragen en/of laten meedoen in veiligheids-
activiteiten, dit is essentieel voor een sterke veiligheidscultuur.

Implementeren

Mocht je besluiten een logboek te gaan gebruiken dan kan dit starten met een jaarprogramma waarin per maand alle inspecties, audits, reviews, opleidingen, toolboxen en overlegmomenten zijn gepland. Acties worden in het laatste hoofdstuk van het logboek bijgehouden. Dit werkt beter dan tientallen actielijstjes waar niemand het overzicht over heeft. Het logboek werkt op deze wijze tevens als een MoC-register.

Het implementeren van het handboek en het logboek doen we door eigenaren en teams te benoemen in alle organisatielagen. Een persoon of een team kan eigenaar zijn van een proces, een systeem of een vakgebied. De achterliggende gedachte is het creëren van een netwerk van eigenaarschap en expertise. Alle eigenaren en teams worden met foto op een poster afgebeeld zodat voor alle medewerkers helder is wie eigenaar is van wat. Eigenaarschap betekent verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van het proces: het is een vorm van borging dus.

Borging betekent ook het zichtbaar beheersen van alle processen in het managementsysteem. Visueel maken van de beheersing van een proces kan door middel van een dashboard met kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) waarbij proactieve en reactieve indicatoren in balans zijn. Een dashboard is een beproefd middel maar vergeet niet regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn om informatie uit eerste hand te vernemen. Zonder toetsing van de indicatoren en directe informatie van de werkvloer heeft een dashboard weinig nut.

Kansen

Gedragspsychologie is een mooi instrument om te bouwen aan een veiligheidscultuur. Cultuur ontstaat en bestaat immers bij de gratie van gedrag van de mensen die deel van de cultuur uitmaken. De psychologie is een rijke informatiebron om gedrag te kunnen begrijpen en beïnvloeden. Managers en leidinggevenden hoeven geen volleerd psycholoog te worden, maar basiskennis om gedragsinterventies te kunnen uitvoeren, is wenselijk.
De nieuwe norm biedt dus kansen! Gebruik nu de HLS om een integraal managementsysteem te bouwen waarin al uw secundaire processen worden beheerst. Het zal je een berg tijd besparen en het zal je zeker veel moois brengen.

Over de auteur:

Gerd-Jan Frijters is eigenaar en oprichter van D&F. Gerd-Jan houdt zich bezig met het vakgebied veiligheidscultuur- en gedrag. Dit onderwerp inspireert hem buitengewoon, omdat het over menselijk gedrag gaat: ‘Er is nog zoveel te verbeteren’.

Reageer